Síndicos, sejam eles profissionais ou moradores, sempre vão cometer erros no começo de suas carreiras.

E isso faz parte, afinal, é só a partir desses erros que os síndicos conseguem evoluir.

Mas para poder evoluir, é preciso aprender com esses erros, então confira alguns dos erros mais comuns de síndicos de primeira viagem e como eles podem ser corrigidos e evitados.

Nenhum plano para gerir as finanças

Se o síndico não fizer nenhum planejamento financeiro, o condomínio pode ter que enfrentar muitas dificuldades, pois não haverá dinheiro para reparos e emergências e os moradores podem até causar conflitos.

Mas o principal problema é que o condomínio pode acabar ficando endividado devido a falta de planejamento.

Chega o final do mês e as contas não fecham, será preciso aumentar a taxa de condomínio (o que pode levar os moradores a saírem do local) ou pedir empréstimos (que por sua vez pode deixar o condomínio ainda mais endividado).

E com essas despesas se acumulando, o condomínio pode ficar sobrecarregado financeiramente e acabar falindo.

Ao mesmo tempo, o síndico deve saber onde ele pode economizar. A segurança, por exemplo, não é um local onde isso deve ocorrer, pois pode levar a um sistema de segurança frágil.

Falhas na segurança resultam em roubos e invasões, colocando a vida dos moradores em risco e podendo gerar ainda mais dívidas, transformando tudo em uma bola de neve que não para de crescer nunca.

Mas é possível evitar que a situação do condomínio chegue nesse nível. É preciso analisar a situação atual do condomínio e identificar as despesas ordinárias e extraordinárias, os pontos mais problemáticos, quantos moradores inadimplentes vivem no condomínio, quais negociações estão abertas e se há um fundo de reserva, quanto há de dinheiro nele.

Em seguida, o fundo de reserva do condomínio precisa ser revisado, considerando as demandas do condomínio que precisam ser suprimidas. Se não houver um fundo de reserva, este deve ser criado.

As manutenções preventivas e os encargos trabalhistas também precisam ser considerados. Nisso entram a periodicidade, cronogramas e gastos das manutenções, além dos tipos de equipamentos do condomínio necessários para essas manutenções, o 13º dos funcionários, as férias, as licenças e as demissões ou admissões de funcionários.

Sem atendimento aos moradores

Síndicos são os representantes dos moradores e são eles quem sabem exatamente qual a situação do condomínio, por isso os moradores se sentem mais seguros ao serem atendidos pelos síndicos.

O problema é que os síndicos costumam desprezar a importância da comunicação e do bom atendimento, o que é um erro.

Como os moradores ficam sem saber o que está acontecendo, a tendência é de duvidar e desconfiar de todas as decisões que forem tomadas pelo síndico. Isso acaba resultando em brigas e torna a tomada de decisões ou aprovação de projetos mais difícil.

A falta de um bom atendimento aos moradores pode até mesmo causar prejuízos financeiros para o condomínio.

E todos esses são problemas evitáveis e que podem ser resolvidos, mas pra isso, o síndico deve estabelecer um canal de comunicação simples, transparente e que funcione tanto para o síndico quanto para os condôminos.

Para isso, existem o síndico pode utilizar recursos e tecnologias como o e-mail, mural, grupos de WhatsApp ou aplicativos específicos para gestão de condomínios como o Seu Condomínio.

Mensagens ambíguas ou conflitantes são um problema, por isso clareza, objetividade e transparência são as principais características de uma boa comunicação.

A documentação deve ser organizada

Para evitar problemas legais e administrativos, é preciso que seja feito um controle eficaz dos documentos do condomínio.

Documentos importantes precisam ser corretamente guardados e o acesso deve ser restringido para evitar que documentos se percam ou sejam extraviados.

Isso pode causar contratempos desnecessários pois a justiça só costuma aceitar como provas, documentos físicos.

Além disso, todas as pautas abordadas e todas as decisões tomadas em assembleias precisam ser registradas em atas de reunião que devem ser devidamente guardadas.

A falta de registros desse tipo, ou de um controle de documentos dificulta a vida do síndico pois fica mais complicado organizar o condômino e não há um histórico do que foi decidido pelos moradores. Isso é importante pois deixa a administração do condomínio mais transparente e serve como provas de que tudo está sendo feito dentro da legalidade.

É essencial que o síndico adote medidas para evitar os problemas que listamos. O principal é ter um local adequado para que os documentos sejam armazenados, separados por categorias como documentos dos moradores, documentos financeiros e documentos administrativos.

Mas para garantir que os documentos estejam 100% seguros é preciso também de um backup digital com sistemas de segurança de ponta. Dessa forma, também fica mais fácil manter uma rotina de atualização desses documentos.

Trabalhar sozinho

Às vezes os síndicos ficam desconfiados e acabam fazendo o trabalho todo sozinho achando que só assim o trabalho será bom o suficiente.

Isso é um erro tremendo. O síndico precisa delegar tarefas, pois dessa forma ele não irá ficar sobrecarregado e poderá ficar focado nas principais demandas, deixando que pessoas mais experientes cuidem de determinados problemas.

A manutenção do condomínio, por exemplo, não precisa da total atenção do síndico que pode deixar nas mãos da própria empresa contratada para o serviço.

Mesmo pequenas manutenções podem ser terceirizadas, pois se o síndico se responsabilizar por isso, pode haver um déficit em outras questões. Nesses casos, o síndico deve ficar supervisionando a manutenção, mas sem perder de vista seus deveres quanto ao controle de inadimplência e a gestão financeira.

Sem contar que o síndico também tem a sua disposição o conselho fiscal, composto por pessoas que também são moradores comprometidos com a boa gestão do condomínio e ajudam o síndico quando necessário.

Falta de manutenções

Ao mesmo tempo, também há síndicos que tomam atitudes extremamente opostas ao ignorar problemas, ou substituir manutenções por gambiarras.

Por mais que problemas pequenos pareçam não ser dignos de atenção, o ideal é resolvê-los justamente agora, quando ainda são pequenos. Se forem remediados, problemas podem crescer e se acumular, tornando-os mais difíceis e caros de resolver no futuro.

Um vazamento de água pode afetar apenas uma unidade, mas o edifício pode ter sua estrutura comprometida, as residências podem ser danificados e a taxa de condomínio vai ficar mais cara, devido a um gasto maior de água.

Um ar condicionado instalado de forma incorreta também leva a aumento da taxa de condomínio devido ao aumento da conta de luz, além de aumentar os riscos de incêndio.

Todos esses problemas podem ser evitados se o síndico não ignorá-los e estabelecer uma certa frequência de manutenção preventiva em todos os sistemas do condomínio, além de vistorias técnicas para determinar se manutenções maiores ou substituições serão necessárias.

Lembrando mais uma vez também da importância de documentar atividades realizadas no condomínio tal qual manutenções como essas, para que os reparos não excedam o cronograma estimado e problemas futuros possam ser resolvidos mais rapidamente.

Desconhecer as leis e regulamentações

O síndico tem a responsabilidade de certificar-se de que todas as normas e leis de condomínios estejam sendo devidamente respeitadas.

Regras específicas para a gestão de empreendimentos residenciais e comerciais, como a obrigatoriedade de realizar assembleias pelo menos duas vezes ao ano, qual o procedimento para eleger um síndico e quais os deveres do síndico estão todas listadas no Código Civil.

O Código Civil também determina leis e regulamentações para a segurança de condomínios, para o uso das áreas comuns e para inquilinos.

É preciso também que o síndico tenha atenção a eventuais atualizações na legislação para garantir que o condomínio esteja sempre legalizado.

Por fim, em caso de dúvidas é sempre bom contar a ajuda de um advogado que seja especializado em condomínios para receber orientações e recomendações, principalmente em casos com um maior grau de complexidade.

Não buscar conhecimento

A profissão do síndico não é totalmente regulada e por isso não existem cursos de graduação específicos para síndicos, o que não significa que os síndicos não devam buscar mais conhecimento.

Gestores não podem ir achando que já tem conhecimento o bastante, para realizar um bom trabalho é sempre bom pedir ajuda e orientação. 

O trabalho de administrar um condomínio envolve lidar com problemas diversos que escapam da área de formação do síndico, e trabalhar sozinho torna essa missão ainda mais difícil do que ela normalmente é.

Por isso, existem cursos técnicos para síndicos, recomendados tanto para síndicos moradores quanto para síndicos profissionais. Formações nas áreas de administração de empresas, contabilidade, direito, recursos humanos e engenharia também ajudam bastante.

A falta de conhecimento torna gestores incapazes de lidar com conflitos entre moradores, incapazes de tomar decisões boas e incapazes de gerir as finanças. Sendo assim, a recomendação máxima é: se não souber, não tente fazer sozinho, peça ajuda.

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