Síndico: Como dar o devido atendimento aos moradores
Voltar em casa depois de um dia cheio de trabalho e não poder descansar porque o interfone não para de tocar com pedidos variados dos moradores é uma das piores coisas que um síndico precisa encarar.
A fim de garantir o sucesso do síndico desde sua eleição, pode ser útil deixar claro quais canais de comunicação devem ser utilizados na ata de sua nomeação. Isso esclarecerá para os condôminos os meios adequados para entrarem em contato com o administrador do imóvel, seja por e-mail ou registrando a consulta no livro de ocorrências.
No entanto, é dever do síndico se ajustar, pois, é essencial que ele responda dentro de um prazo razoável aos residentes, com especialistas sugerindo que quatro dias é um prazo aceitável. Mais do que isso pode deixar os moradores desconfortáveis.
Porém, é compreensível que nem sempre o síndico poderá fornecer respostas para as dúvidas dos condôminos, devido à complexidade da situação ou à grande carga de trabalho. Nessas situações, o síndico deve ser transparente e informar ao morador que seu e-mail foi recebido e que as providências cabíveis serão tomadas em breve.
Caso haja reclamações no livro de ocorrências, o limite é de sete dias para resolução.
Uma alternativa para se comunicar com os moradores é ter um quadro de avisos na entrada da garagem, local que boa parte dos moradores utilizam como acesso.
Os assuntos tratados não devem estar relacionados à segurança ou à inadimplência, mas pode haver um mural de avisos no elevador.
Confira aqui ferramentas e dicas que o síndico pode usar para se comunicar com os condôminos.
Se Comunicando pela Internet
- O síndico pode manter uma comunicação abrangente com todos os moradores utilizando aplicativos como o Seu Condomínio, que facilita comunicados e registros de ocorrências. A plataforma permite ainda aos residentes fazer a reserva de espaços de lazer, regular acessos de entrada, publicar classificados, documentos, atas, entre outras funcionalidades.
- Algumas empresas administradoras oferecem seus próprios portais para comunicação minimizando a necessidade de contato entre os moradores e o síndico, já que esses portais permitem o acesso aos registros financeiros e balanços.
- Para aqueles que não se sentem à vontade para relatar as queixas no livro de ocorrências, existem métodos alternativos, como utilizar a Internet ou o e-mail para comunicar preocupações sobre os funcionários do prédio ou a equipe de zeladoria. Essas reclamações podem ser tratadas falando diretamente com o síndico ou enviando um relatório por escrito.
- Informativos, sejam eles online ou impressos, são uma opção interessante para evitar a ideia errada de que o síndico é o único responsável por tudo.
Se Comunicando Pessoalmente
Embora haja muitos outros canais de comunicação, é importante que o síndico se disponha a atender os moradores pessoalmente.
O síndico deve reservar um período do dia a cada duas semanas para conversar com os moradores.
Prédios de veraneio costumam ficar cheios nos fins de semana, por isso é aconselhável prestar assistência em horários distintos nesses empreendimentos.
Nunca Trabalhe Sozinho
Embora seja o principal responsável por intermediar desentendimentos, o síndico não deve enfrentar essa tarefa sozinho. A participação do conselho é valiosa nessas ocasiões.
Durante comitês de obras e assembleias de votação, os presentes também podem ajudar o síndico provendo os moradores com informações se for preciso.
Lidando com Crianças e Adolescentes
Crianças e adolescentes podem ser um grupo complicado de lidar, mas elas também possuem suas exigências principalmente relacionadas às áreas de lazer, quadras de esportes, etc. Por isso o síndico pode eleger um representante da “classe” que deve mediar a relação entre adolescentes, crianças e o síndico.
Outras dicas
A síndica curitibana, Eliane do Rocio Pedro Bom, conta que o livro de ocorrências é usado somente para registros de determinadas ocorrências e controle de correspondências e entrada de visitantes em seu prédio.
Também podem haver formulários específicos para queixas ou incidentes mais confidenciais, de um morador em relação a outro para evitar constrangimentos.
Organizando as reclamações e comunicados
Para lidar com assuntos não urgentes, registros podem ser feitos no livro de ocorrências ou na caixa de sugestões, ou mesmo por e-mails, quadro de avisos ou fóruns de discussão, blogs ou pelo site do prédio.
Telefone e o interfone só devem ser usados em casos de assuntos urgentes mesmo.
Acesso a documentos
É bom estabelecer a necessidade de marcar data e hora para verificar arquivos do condomínio, como pasta de prestação de contas;
O síndico é quem tem responsabilidade pela guarda de documentos, por isso moradores não devem ser autorizados a levar estes para casa;
Cabe destacar que o síndico não tem obrigação de fornecer esclarecimentos ao morador. Nessas situações, o síndico deve dar as devidas satisfações apenas nos balancetes mensais e nas assembleias, principalmente na Assembleia Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior.
Passos indispensáveis para melhorar a comunicação com os moradores
Crie regras;
Assim que o síndico assumir ele deve deixar os meios pelas quais reclamações e sugestões devem ser feitas claras;
O ideal é que o síndico não leve menos que uma semana para atender as questões dos moradores, então sempre tenha um prazo para as respostas;
Sempre peça ajuda aos membros do Conselho e à Administradora. Até mesmo os moradores podem e devem pedir ajuda a esses grupos também;
Mesmo que não seja constante, é importante que o síndico tenha sempre um tempinho para conversar com os moradores pessoalmente;
Use informativos online ou impressos para dar informações, dessa forma é possível poupar tempo, ao evitar a necessidade de explicar a mesma questão várias vezes;
É necessário ressaltar que o telefone e o interfone do síndico não devem ser utilizados como primeira opção de contato, a menos que seja uma emergência, como incêndios, acidentes ou roubos;
Distribua comunicados e "jornaizinhos" no seu condomínio.